【AI小教室】告別手動複製貼上！5 分鐘學會用 AI 把 WhatsApp 混亂訊息一鍵變乾淨表格

在香港的日常工作中，無論你是保險顧問、行政人員，還是中小企營運者，每天對話最多的工具就是 WhatsApp。

客戶在對話框裡傳來的訊息往往非常隨性：

「阿 Ling 啊，幫我開 3 張公司醫療保險單，受保人係 Chris Wong（男、35歲）、Mary Chen（女、28歲）、Ivan Lee（男、42歲）。記得 Chris 同 Mary 要加附加住院保，Ivan 只要基本計劃就得。發票寄去 Central Office，付款方式簡 Smart Pay。」

如果你要將這些資訊整理入公司的 Excel 或 CRM 系統，平時的作法就是：眼睛盯著手機、手動複製文字、切換視窗、逐行貼上。一不小心還會漏掉「加附加保」或搞錯性別年齡。這種看似簡單但極度耗時的重複性工作，不僅佔用腦力，還非常容易出錯。

這個 AI 技巧是什麼？

這個技巧叫做 「Zero-Shot Schema Extraction（零樣本模式提取）」。

簡單來說，你不需要懂得任何程式碼或複雜的 Excel 函數，只要給 AI 一個「範例結構」，它就能像一位細心的實習生，自動幫你從非結構化（隨性、散亂）的文字中，精準抽取出你需要的數據，並直接排版成可以直接複製貼上到 Excel 的 Markdown 或 CSV 表格。

如何操作？

• ChatGPT
• Claude
• Gemini
• (任何主流免費 AI 工具皆適用)

具體步驟：

1. 複製客戶傳給你的 WhatsApp 長訊息或多條語音轉文字內容。
2. 打開 ChatGPT / Claude，貼上下方準備好的【通用 Prompt】。
3. 將 Prompt 最後的 [請在此處貼上你的文字內容] 替換成你的對話文字，按下送出。
4. 直接複製 AI 生成的表格，打開 Excel 按下 Ctrl + V（或 Cmd + V），資料就完美對齊了！

 可直接複製使用的 Prompt

• 你是一位專業的香港行政與營運助理。請將以下亂序的通訊對話內容，整理成結構化的表格。

【整理規則】

1. 請輸出為標準 Markdown 表格格式，以便我直接複製到 Excel。
2. 表格必須包含以下欄位（若原文未提及，請統一填寫「未提供」）：

• [客戶/受保人姓名]
• [性別]
• [年齡]
• [投保/產品項目]
• [附加條款/特別備註]
• [付款方式]

3.自動糾正明顯的錯別字，並保持語言簡潔（繁體中文/廣東話慣用語保持原意即可）。

4.除了表格與一句簡短的確認提示外，不要輸出任何多餘的開場白或解釋

注意事項

• 去敏感化（Data Privacy）： 涉及客戶身份證號碼、銀行戶口、地址等高度敏感資料時，建議在貼給 AI 前先以代號（如：客戶 A、HKID: XXXXXX）替換，保護客戶個人私隱。
• 核對特殊數字： 雖然 AI 對文字語義理解能力極高，但涉及「金額、保額、日期」等關鍵數字，複製到 Excel 後仍需快速目測核對一遍。
• 靈活修改欄位： 如果你是行政人員，可將欄位改為：[員工作姓名] | [部門] | [請假日期] | [請假類型]；如果是 SME 零售，可改為：[訂購貨品] | [數量] | [送貨地址] | [聯絡電話]。

小結

職場提效的核心，不是去學多深奧的 AI 技術，而是用 AI 幫你做最煩人、最無技術含量的「資料搬運工作」。只需 5 分鐘學會這個 Prompt 結構，每天就能幫你省下至少半小時的「複製貼上」時間，把精力留給更具創造性的業務溝通！